Podología Sa Pobla - Chatbot de Agendamiento

Project preview

Project Overview:
Crear un chatbot para Podología Sa Pobla fue todo un aprendizaje. La idea era simple: permitir que los pacientes pudieran agendar, modificar o cancelar citas de manera rápida y sin llamadas telefónicas, disponible 24/7. Con un flujo conversacional intuitivo y la integración con Google Calendar, conseguimos automatizar buena parte del trabajo administrativo de la clínica y ofrecer una experiencia más fluida para los pacientes.

Objetivos

Diseñar un chatbot que permitiera a los pacientes gestionar sus citas de manera autónoma y sencilla.
Conectar el sistema con Google Calendar para mantener la disponibilidad siempre actualizada.
Reducir la carga del personal administrativo automatizando reservas, confirmaciones y recordatorios.

Características

Agendamiento Inteligente de Citas

Los pacientes pueden hablar con el chatbot de forma natural para consultar horarios disponibles.
El sistema calcula la disponibilidad en tiempo real y sugiere slots libres usando un pequeño script en JavaScript.
El chatbot guía al usuario paso a paso en la selección de fecha, hora y tipo de servicio.

Integración con Google Calendar y CRM

Una vez que se agenda la cita, esta se vuelca automáticamente a Google Calendar.
Google Calendar se sincroniza con el CRM de la clínica, manteniendo toda la información centralizada.
Posibilidad de modificar o cancelar citas directamente desde la conversación con el chatbot.

Flujo Conversacional con No-Code

El flujo principal está desarrollado con Typebot, usando un chatbot guiado que conduce al paciente paso a paso.
Se decidió no usar IA, ya que en este contexto no era necesaria; un flujo estructurado reduce costes y facilita el control de la información.
n8n se encarga de la automatización y de enviar la información a los sistemas correspondientes.
JavaScript se utiliza para calcular y validar los slots de citas disponibles, alojado en un servidor con endpoint propio.

Notificaciones y Recordatorios

Envío automático de confirmaciones y recordatorios a los pacientes, reduciendo ausencias.
Notificaciones instantáneas al personal cuando hay cambios o cancelaciones.

Stack Tecnológico

Flujo Conversacional: Typebot
Automatización: n8n
Cálculo de Slots: JavaScript en un endpoint propio
Calendario y Citas: Google Calendar
Registro de Información: Google Sheets
Sincronización de CRM: Integración con el CRM de la clínica

Resultados

Esta primera versión del chatbot ha sido un gran aprendizaje y ya ha mostrado resultados muy positivos. Los pacientes pueden gestionar sus citas a cualquier hora, y el personal administrativo ha visto cómo muchas tareas repetitivas se automatizan, liberando tiempo para enfocarse en otras labores.

Posibles mejoras futuras

Permitir que los usuarios validen qué citas se pasan a su CRM, bajo supervisión humana, asegurando control y precisión.
Implementar automatizaciones adicionales para que el backoffice sea aún más productivo.
Añadir un chatbot más inteligente que pueda sugerir tipos de cita según historial del paciente o preferencias.
Integrar recordatorios más personalizados y flujos de seguimiento automáticos para mejorar la atención al paciente.

El proyecto sigue evolucionando, y cada mejora es un paso más hacia un sistema que permita a la clínica ser más eficiente y a los pacientes sentirse acompañados en todo momento.